一、 在规则下进行工作
为什么各种规则或准则是必要的?
过着规律生活的人,会决定他自己每天的行动准则。早晨6点半起床,做广播体操,洗脸,读一下早报……,但是散漫的人往往没有给自己制定规则。睡醒了就起床,看电视看到深夜,不吃早饭等等。学生时代的生活是允许以自我为中心的,但是,在职场中却不能以自我为中心,它是很多人聚在一起而行动的组织。
组织是有机的关联体,即为了达到企业总体目标,各个部门做着既定的工作。这样的话,当然全体和部分都可以很好的开展活动,而且谁都能分辨出职员的权利和义务规则。这样的规则成为工作准则,也成为内部规则,比如考勤规定、服务要求、出差规定、业务规范、安全卫生准则等,实际上还有很多。尤其是那些没有通过文字列出的常识也包含在内,这些常识是根据不同公司、地域或者工作内容,以及特定社会文化差异而形成的。总之,组织是让立场和利害关系以及个自想法不同的人,成为一个团队,并能有效地开展工作的体制。
如前所述,学生时代极端地来说是以自我为中心,想上学就上学,想回家就回家。但在职场里是不同的人互相合作而工作的。无故缺勤、无故迟到会给别人带来很大的影响。所以当知道自己会迟到的时候,提前跟上司报告,工作安排会容易些,也不会给业务带来太大影响。当天因交通事故或交通堵塞、身体不适不得不迟到的时候,马上给公司打电话,告诉还有几分钟可以到达公司。早退的时候,最好提前一天报告。否则认为不好意思说出口,到了当日才跟上司说的话,就会造成工作进展的不顺畅,上司的脸色肯定不会好看的。休假也是同样的,尤其带薪休假的时候一定要注意。突然提出带薪休假的话,公司及个人都不能够及时安排工作。
二、 必要的成本意识
1. 职场是成本的源泉
成本就是原始投入的意思。企业即使什么都不做也会发生成本。例如会议室不经常使用,但有时也要清洁。这样就产生清洁成本。因此在日常生活当中,到处都会发生成本。购买材料或零部件就会产生材料费的成本;装修室内就会产生装修费;复印的话就会产生印刷费;打电话或传真就会产生通信费;接待客人就会产生接待费,因此也可以把职场叫做成本的源泉。总之,不仅仅是主要业务开支,而且制造、销售、购买等方面的费用也叫做成本。
2. 具备成本意识
从今天开始你会从上司或老员工那里经常听到具备成本意识、掌握费用意识等等话题。无论做什么都会涉及到成本问题,因此必须节省成本。如果跟其他公司的销售价格相同的话,必然会得到更大的收益。现在没有哪家公司随便把价格提高,反而会降低价格,投入到更加激烈的竞争当中。因此节省成本就成为各公司的主要任务。
3. 节省成本的思想准备
节省成本就是有效地销售、生产,消耗过多的资源,例如不合格品的生产、材料(零部件或仪器)的盲目利用、办公用品的过度消耗、过剩的作业、无视效率的工作等等都会引起成本投入过高。在组织里,大家不同心协力降低成本的话,共同的劳动成果就不会上升。成本不仅仅局限在材料、办公用品、自来水、电器等等能够看得到的东西;公司内不团结的气氛也是一种高昂的成本。因为如果大家不齐心协力的话,整个团队就会混乱不堪,结果导致计划推迟,目标完不成等等现象。在工作当中,不必要的话讲多了,就会减少单位时间上的工作密度,因此也会增加不必要的成本。新员工应该遵守以下工作守则:
1) 不要打一切的私人电话
2) 不要复印私人文件
3) 支票或报销单一定要填写真实数据
三、 按照“PLAN DO SEE”的方式进行工作
1. “PLAN DO SEE”的循环
回想一下自己的学生时代。同学聚会、旅游或晚会等活动里成功扮演干事或者主持人的,一定是能力很强的人。相反也有过于自信,不会抓住重点、不能预期完成或者总出问题的人吧。前者不能归功于头脑聪明或者是已经习惯原因,而后者也不能说是头一次接触,所以不知道方法等等。主要问题在于是否按照“PLAN DO SEE”方式做事情的。
“PLAN DO SEE”是计划、实施、检查的意思。在实际中是高效率地处理工作的流程。公司的工作都有期限规定,并且严格要求节约成本,同时还需要有发挥团队精神工作环节。所以首先要充分地制订计划,并按照这个计划实施,最后完善总结并进行检查或反省。这是非常有效的方法,因此必须马上开始实施。
2. 用5W2H检查计划或行动
在建立计划,实施、评价或反省的时候,自己随便制订个计划,以自我为中心开始实施,完全按照自己的想法来评价或检查都会带来不好的影响。因此按以下的方式来检测一下,那么哪方面会存在漏洞,并加以修改,就会处理得很好。
When(什么时候开始,到什么时间结束)
Who (谁,谁跟谁合作,交给谁)
What (什么主旨,做什么事情)
Where (在哪里,去哪里,在哪里实施)
Why (为什么,是什么样的理由)
How (用什么样的方式)
How much(需要使用多少费用)
这个“5W2H”是接到指示或命令后开始制订,向上级报告或联络同事的时候也可以使用。可以让老板信赖的员工以及做事重点突出、主次分明的员工通常按照这个方式实施工作的。
四、 通过沟通推动组织
1. 加强组织的“报告、联络及商议”
在公司里经常会听到这三个词语。工作中的沟通,就像身体上流动的血液一样重要。血液(报告,联络,商议)不正常流动,将会导致(组织)动脉硬化、心肌梗塞,引起半身不遂,甚至会死掉。
组织是因信息的共有而成立的。因为信息共享只有通过沟通才能实现,上司通过将自己部门的工作合理分配给下属来完成的。而且他是在报告、联络、商议的基础上,下达下一个指示,或纠正工作的不足点,或对应突发性的变化以及迟缓现象,制订计划等等。因此如果没有部下的报告、联络及商议,上司很难做出判断或行动,也就发挥不出他必要的职能。
2. 什么时候“报告、联络、商议”是很有必要的
“报告,联络、商议”是持续不断的过程,关键时刻更是重点。
1)“报告,联络,商议”的必要时刻
①十分重要的工作一旦一个环节完成的时候
②紧急工作一旦完成
③上司出差回来之后——但是日常业务中,也需用日报或日志来报告、联系,严格按照规定来实行
2)工作过程中须进行“报告、联络及商议”时刻
①持续时间较长的工作
②事态发展有重大变化的时候
③能想象到结尾的时候
④比预期完成要超出时间的时候
⑤意识到只靠自己不能独立完成工作的时候
3)紧急情况下“报告、联络及商议”的时刻
①在外面发生紧急事情的时候
②上司想提前知道结果的时候
③面临失误或事故的时候
3. “报告、联络、商议”的顺序和注意点
1) 先阐述结论(结果),后阐述理由或经过
2) 不要把事实和自己的想法混在一起
3) 当有第三者在场的时候“报告、联络及商议”是记在笔记本里递过去或者当第三者离开了以后再进行;用电话来阐述的时候应当注意周边的人,同时注意不要用很大的声音。
五、 接受指示、命令的方法
1. 当接到命令(指示)的时候,应调整好心情对应
1) 应正确理解接到的命令(指示)的内容或目的
①回答要响亮,拿着笔和纸到发出命令者面前
②到最后为止都要洗耳恭听,中途不要插话(回答或接应是没关系的)
2) 当听完命令(指示)后
①有疑问点必须了解、追问,一直到清楚为止
②重复重点,确认指示内容有没有错误
3) 不要轻易判断自己的能力不行
①不要把自己的表情露出来
②不要逃避或寻找理由
4) 按照“5W2H”的原则
发出命令者和接受令者都是普通的人,所以当发出命令或接受的时候肯定会有漏洞。因此按照“5W2H”的原则来追问或判断。
2. 这样的时候应该怎样处理?
1) 当接到很多命令的时候
要考虑哪个命令(指示)为紧急,哪个命令(指示)为重要,按照这个顺序来处理。即处理命令的顺序类似列车时刻表,应按照超特急、特急、急行、快速、普通的顺序来完成。
2) 当接到你的上司的命令(指示)的时候
公司里有“命令(指示)金字塔系统的原则”。即命令(指示)必须是最上面的一个人来开始的。但是对新员工来说到处接到命令(指示),会因不知从哪里着手而彷徨。因此当你接到命令(指示)时,就应问直接上司应不应该马上开始实行。
3) 当接到命令后实施工作当中,又接到另一个命令(指示)的时候
与在1)里阐述的一样,互相对照轻重来判断。而且即时报告给你的直接上司,那样可以缓解工作的压力。
六、 打招呼是沟通的开始
1. 工作之前有必要打招呼
打招呼是相互的,那样才能协调气氛。当对方和你打招呼而不回应,会给对方造成拒绝的误会。特别是早晚的打招呼以及来客人的时候,第一声问候是很重要的感觉,同时是很好地解决工作困难的关键。没有早晚的礼仪,公司的上司或老员工会不知道你什么时候出勤,什么时候回家。同样,接待客人的时候也是一样的,看着客户的面孔郑重打招呼的话,会给对方一种尊重的感觉,那样就是顺畅沟通的开始。
2. 打招呼方式也有很多种
什么样的时候,怎样打招呼效果才好呢?下面举个例子,请在实际当中要好好把握
1) 早上好,早!(出勤时候的打招呼)
2) 先告辞了!(下班的时候)
3) 欢迎您到我公司来做客
4) 您辛苦了
5) 让您久等了
6) 注意身体,小心
7) 是,知道了,对不起
七、 接待客户的方式也是对方评判公司的标准
1. 来客的时候
①对方不表态的时候,我们主动先问对方的公司名称、姓名以及事情。
②询问有没有约时间或者约人
③有约时间或约人的时候,马上对应
④没有预约的时候,要给对方传达:被指定人要请求上司的意见后再适当的对应。
2. 向导客户的时候
①当要把客户引领到指定的部门或接待室的时候,要走在客户的斜对面前方,保持跟客户一样的步伐向导客人。
②如果客户拿东西的时候,马上询问要不要帮忙。
③如果在走廊里遇见客户,先打招呼之后,让对方先过。
④乘坐电梯的时候,先让客人上;下电梯的时候,先自己下,然后在门边等客人下来。
⑤进入接待室以后,把客人安排到离门最远的位子。
八、 介绍人或被介绍的时候
1. 介绍的顺序
1) 一般把年龄小的人介绍给年龄长的人
2) 一般把级别低的人介绍给级别高的人
3) 一般先把男性介绍给女性
4) 介绍很多人的时候是从左,或从右一一介绍。但其中有地位高的人,先介绍他
而且介绍的时候,能把被介绍人和自己的关系,被介绍人的期望或为什么介绍此人的意图加上去的话效果会更好。
2. 交换名片的方法
在商务活动中,名片起到非常重要的作用。所有的事务都是从一张名片开始。
1) 给名片的时候,一边说出自己的名字,一边用双手拿名片交给对方;千万不要把名片直接放在桌子上。
2) 交换名片的时候,应站起来交换,不要坐着交换。
3) 接到名片,先确认对方的名字以后,放到专用的名片夹里保存。
九、 掌握会议的礼节
1. 事先知道会议的目的
1) 会议之前做好准备,并提前入座
①一般会议都应是一个星期之前通知,所以要了解会议的目的、准备资料或发言稿。
②携带会议资料、笔记本、笔记用具等出席会议
③按时出席会议,不要迟到
2) 提高会议效率
①不要私人关系不错的员工之间或新员工之间聚在一起。
②把会议内容的先后顺序表以及进行表事先掌握
③开会时,同事之间不要说悄悄话
④认真倾听别人的发言
⑤肯定别人意见的同时,自己也要坦率地谈出自己的看法
2. 掌握会议流程
无论什么样的会议,大体上按照以下的流程来进行的。当然,根据公司和会议的性质、出席者的级别以及相互之间的关系不同也会有所不同。
1) 会议主持者或责任者的开场白
2) 议题的说明
3) 讨论顺序的审议
4) 现状分析(问题点的分析)
5) 结论的诱导(解决方法否决案的诱导)
6) 结论(解决方法)的选择和意义
7) 总结(会议记录,会议闭幕词)
这样的会议流程当中,我们要学会什么时候发言,怎样的方式来听别人的发言等等。
十、 打电话时候的礼节
1. 先做准备
①确认对方的电话号码
②挑最佳时间段(尽量避免工作时间外,午餐时间段,下班前夕或半夜打电话)
③确认对方的名字、部门、职务等
④想要说的内容和顺序先做好笔记
2. 打电话要找指定人
①先告诉对方自己公司名称和自己的名字,之后再找自己想找的人
②如果对方是会议中或者忙碌中,就告诉对方过一会儿再打过去
③如果接电话的一方是跟你比较亲近的人,可以依赖他让指定人给你回个电话
3. 对方接电话,先礼貌地打招呼
①再次确认是不是你想要找的人
②报自己的公司名和名字
③如果是经常打的电话,就说“承蒙您的关照……”
④如果是初次打电话,就说“不好意思,百忙之中突然给您打电话”
4. 确认对方的情况
①简单陈述打电话的目的
②想确认对方的情况,先说“现在您说话方便吗?您现在有空吗?……”
5. 简单传达事件
①按照“5W2H”的要领,要把重点简单、易懂地传达给对方。
②避开长时间电话,最后重复确认内容的重点
6. 最后再一次打招呼,轻放电话机
①一旦通话结束以后,就给对方打招呼,表示感谢,传达自己的心情,例如“占用您百忙之中的时间,万分感谢”等
②一般情况下,打电话方先放电话是电话礼节的基本要素,但内容是宣传、销售或服务电话的话是先确认对方挂电话之后,才能挂机。
十一、 接电话的礼节
1. 电话铃响了,马上接电话
①最好在电话铃声2声之内接电话
②如果超过3次以上,就给对方说一句“让您久等了!”表示歉意
③其它同事不在的时候,电话响了,也应及时接电话(接电话告知对方自己的部门名称和名字,确认对方的意向;如果是急事就找被指定人的同部门的人)
④告诉对方自己的公司名称、部门名称、姓名
2. 确认对方
要重复对方告知的公司名称和名字
3. 通话内容要一边接听一边做好笔记
①一定要笔记对方的公司名称和名字
②如果在公司内有同姓的时候,要确认部门名称或全名
③记录电话内容
④如果指定人不在的时候,要告诉对方指定人不在的状况以及预期回来的时间
⑤如果指定人在会议当中的时候,要判断是否急事,然后根据情况对应
4. 重复对方电话内容
①重复电话内容的重点,确认内容是否有误
②不太确定或不太明白的地方,再次确认
5. 电话内容结束以后,说声谢谢,轻放电话机。

